Een bekende vuistregel is dat alles wat je kunt meten je ook kunt verbeteren. Het wordt steeds gemakkelijker om heel specifiek bij te houden wat je doet en hoe lang je er over doet. Maar wat iedereen ook moet bijhouden is productiviteit. De enige metric die hiervoor beschikbaar is, is “tijd”.

Projectmanagement software

Er zijn verschillende soorten tijdregistratie apps zoals bijvoorbeeld die van Rodeo, waarbij ook creatieve partijen hun uren bij kunnen houden. Voor sommige projecten is het natuurlijk lastiger dan andere en heb je wellicht wat meer flexibiliteit nodig. Gelukkig is er voor elke situatie tegenwoordig wel een partij die aansluit bij je wensen.

Focus op de klok

Terwijl de klok in je timemanagement-applicatie tikt, is het minder waarschijnlijk dat je iets anders zult doen dan je werk, omdat je precies de hoeveelheid tijd bijhoudt die nodig was om een ​​bepaald project te voltooien. Je aandacht verschuiven naar afleidende dingen zoals Twitter, Facebook, e-mail of een andere instant messaging-app verpest alleen maar je “resultaat”. Geen kattenvideo’s meer voor jou dus.

Dit alleen zal al helpen om gefocust te blijven op het werk. Beter nog, het kan zelfs menselijke foutjes verminderen. Multi-tasking wordt vaak gezien als de boosdoener, omdat veel tegelijk doen vaak zorgt voor weinig doen voor elk specifieke onderdeel. Door multi-tasking te vermijden kunt je zelfs je algehele productiviteit verbeteren. Je focust je gemakkelijker op één activiteit tegelijk.

Meten is weten!

Je denkt misschien al dat je efficiënt genoeg bent. Maar wordt hetzelfde weerspiegeld in je uren die je bijhoudt? Efficiëntie betekent niet alleen dat het werk goed moet worden gedaan, maar het betekent ook juist dat het binnen de gegeven tijd (of zelfs minder) wordt gedaan en dat de resterende tijd wordt besteed aan een ander project. Efficiëntie kan de winst vergroten.

Kijk bijvoorbeeld eens naar je tijdrecord van de afgelopen drie maanden en zie hoeveel tijd het kost om een ​​taak van begin tot einde te volbrengen. Met deze gegevens zou je jezelf willen pushen en de gemiddelde tijden in de komende weken te verminderen, natuurlijk wel door anderzijds de kwaliteit te waarborgen. Op deze manier verminder je de kosten van het project en verhoog je de winst! Je zou zelfs kritisch kunnen nagaan of de planning wel realistisch waren. Je krijgt immers goed inzichtelijk hoe lang je daadwerkelijk ergens over doet. Dat zijn mooie inzichten voor een volgend project!

Hetzelfde trucje kun je nattuurlijk toepassen voor al je vergaderingen en andere niet-productieve activiteiten. Zo krijg je ook inzichtelijk waar je kunt verbeteren en hoe je het voortaan wellicht anders kunt plannen! Tijdregistratie kan enorm bijdragen aan goed projectmanagement.

De voordelen op een rijtje!

Er zijn veel voordelen van het registreren van je tijd en werkzaamheden. Laten we kijken naar nog enkele aanvullingen op eerder genoemde voordelen.

Bedrijven gebruiken vaak tijdregistratiesoftware om de schattingen te berekenen en vast te zetten voor bijvoorbeeld voorstellen. Dit helpt om goede deadlines te kunnen zetten en vergroot de kans op het behalen van deze deadlines!

Er zijn veel gevallen waarin het gewoonweg wat langer duurt om een ​​project te voltooien zonder dat je daar echt iets aan kan doen. Soms heb je er geen invloed op en lopen dingen zoals ze lopen. Misschien is het wel te wijten aan de scope van het traject, maar je hebt geen middelen om het te bewijzen. Door de tijd die aan het project is besteed (inclusief elke taak bij te houden) kun je het eenvoudig verantwoorden en heb je in ieder geval “een stok om mee te slaan”.