Stap 1 Kijk goed naar de huidige situatie

Voordat je iets gaat veranderen aan je organisatie is het belangrijk dat je weet waarom je het werkproces wilt veranderen. Het is daarom ook erg belangrijk om je huidige situatie te inventariseren. Ook is het van belang om in kaart te brengen hoe medewerkers aan benodigde informatie komen. Als je dit goed uitgedacht is dan merk je snel of de huidige werkprocessen in orde zijn. Het komt wel eens voor dat bedrijven niet aan aftersales kunnen doen omdat ze informatie kwijtraken. Dit zijn momenten dat we denken ‘’misschien is het tijd voor een nieuw werkproces’’.

We begrijpen dat het moeilijk is om het huidige manier van werken te veranderen. Net als met veel ‘’gewoontes’’ kunnen huidige werkprocessen en informatiestromen moeilijk te veranderen zijn. Maar gewenning kan leiden tot gemakzucht en stagnatie, het is belangrijk om als organisatie continue te streven naar verbetering. Het is goed om vast te houden aan welke informatiestromen goed gaan, en de knelpunten te verbeteren. Digitaal werken brengt nieuwe mogelijkheden met zich mee. Het digitaliseren van informatiestromen binnen een organisatie, leidt vaker tot een sterkere interne samenwerking.

Stap 2 Hoe wil je het hebben?

Nadat het vastgesteld is welke doelen er behaald moeten worden, en de huidige doelen zijn goed in kaart gebracht. Dan kun je beginnen met het samenstellen van de juiste mensen om de werkprocessen te verbeteren. Stel een team samen met werknemers uit bijna alle lagen van je organisatie. Zo kom je erachter wat de belangrijkste zaken zijn die spelen in je organisatie. Zorg voor meetings om de voortgang van het traject te bepalen. Tijdens de meetings is het essentieel om knopen door te hakken en de meetings te laten leiden door de einddoelen die eerder vastgesteld zijn.

Het is goed om te streven naar uniforme en eenduidige processen, vaak zien we dan dat processen beter en efficiënter verlopen. Dit betekend dat processen eenmalig vastgelegd moeten worden, en dat iedereen bij de informatie kan wanneer ze het nodig hebben. Alleen op deze manier kunt u de techniek voor u laten werken. Een goed geoptimaliseerd werkproces zorg voor een kwalitatieve output met minimale inspanning.

Stap 3 Hoe kun je dit het beste digitaal documenteren?

Tegenwoordig zijn er veel Cloud Solutions om je bedrijfsinformatie op te slaan zodat het altijd en overal gedeeld kan worden met je werknemers. Zorg dat de inhoud van de volgende zaken goed is vastgesteld: Structuur, indexering en Naamgeving. Digitalisering zorgt ervoor dat de geautoriseerde collega’s overal en altijd bij de documenten en andere informatie kunnen.  Mocht je nou de hulp van professionals willen inschakelen op het gebied van bedrijfsprocesverbetering, dan kun je vak deskundige als Ynno inschakelen.